Vele keren heb ik het meegemaakt dat een groot project juist stroef ging lopen toen de stuurgroep of het directieteam aan zet was: op besluitmomenten. Met name bij complexe vraagstukken die de grenzen van een afdeling of business unit overstegen werd het vager dan nodig. Jammer, want zo hoeft het niet te gaan als je vanaf de start aandacht besteed aan het stuurgroep-proces!
“Als een stuurgroep slecht stuurt is je project net een rubber bootje in een onstuimige zee”
De opdracht bepaalt de samenstelling van de stuurgroep
Een stuurgroep is niet noodzakelijkerwijs gelijk aan de directie of een deel daarvan. In een goede stuurgroep wil je alle perspectieven en mandaten verenigen die nodig zijn voor een optimale beoordeling van je project of programma. Al naar gelang de opdracht kunnen er dus andere disciplines belangrijk zijn – plus de wildcard!
Ik adviseer een luis in de pels te installeren, een Querdenker (iemand die buiten de kaders denkt) die niet alleen logisch en rationeel vanuit zijn functie kijkt, maar juist een ander maar relevant perspectief kan bieden. Dit kan een medewerker zijn die goed zicht heeft op de behoeften in de organisatie, de klantervaring, duurzaamheid of een vertegenwoordiger van de jonge generatie.
De voordelen die zo een Querdenker kan bieden zijn meervoudig: Het verrijkt met een extra perspectief de basis voor besluiten en het houdt de andere stuurgroep leden scherp. Deze rol kan niet door een projectmanager worden ingevuld, want die zit dan met twee petten op. De beste Querdenkers vindt je in de uithoeken van je eigen organisatie.
Een expliciete Kick-off is de moeite waard
De beste stuurgroepen kenmerken zich door een aantal eigenschappen waarop zij goed scoren. Deze eigenschappen überhaupt bespreekbaar maken en vervolgens de bijhorende details adresseren kan het beste in een Kick-off sessie. Een halve dag is vaak genoeg en absoluut geen overbodige luxe. Het betaald zich veelvuldig terug tijdens een project.
De drie belangrijkste eigenschappen van sterke stuurgroepen zijn:
STERKE INHOUD
Sterke inhoud: Een goede stuurgroep heeft goed zicht op de opdracht en de impact van een verandering
Stuurgroepen die de inhoud goed kennen hebben het voordeel dat zij tot in de details kunnen meepraten. Daarbij moet je aanmerken dat niet iedereen verstand moet hebben van alle aspecten. Als in de som maar mensen aan tafel zitten die weten waar zij over discussiëren en besluiten.
STERK TEAM
Sterk team: Een sterke stuurgroep besteedt aandacht aan hun samenwerking en behoudt het menselijke maat.
Directeuren zijn ook maar mensen. Waarom dan doen alsof je een professionele robot bent? Expliciet maken wat de individuele verwachtingen aan het eigen gedrag, de groepsperformance en de onderlinge omgang zijn is essentieel om van een stuurgroep ook een sterk team te maken. Zonder vertrouwen geen open gesprek! Pas als het veilig voelt kunnen verschillende kwaliteiten elkaar goed aanvullen. De beste stuurgroepen werken buiten de politieke belangen. Een ontmoeting buiten de dagelijkse omgeving speelt daarin een belangrijke rol, daarom zijn Kick-off sessies ook altijd buiten ’s huis en sluiten misschien wel af rond het kampvuur.
STERK PROCES
Sterk proces: Een sterke stuurgroep weet wat en hoe zij moeten doen.
Een besluitvormingsproces is soms lastiger dan je zou denken. Meerdere belangen afwegen en de juiste toon vinden kan moeilijk zijn. Belangrijk hierin is dat de stuurgroep vooraf gezamenlijk formuleert wat de definition of success is waaraan zij het project gaat afmeten. Vervolgens verdient de besluitmodus aandacht: Moet de groep unaniem stemmen, of is er één de baas? Hierin wil je van te voren helderheid verschaffen, niet als het over de inhoud gaat. Tevens bespreek je met elkaar welke rol de stuurgroep vervult richting het project team. Alleen maar op de inhoud blijven of juist ook motiveren en inspireren? Vragen die je van te voren wilt adresseren om het beste uit een stuurgroep te halen! En trouwens, wat ga je doen als het allemaal anders loopt dat gedacht?
Blijvende aandacht voor het functioneren van de stuurgroep
Een Kick-off bijeenkomst legt een essentiële basis, maar daarmee is het werk nog niet af. Tussentijds doe je er goed aan om tijd in te ruimen voor reflectie. Je kan aan een half uurtje per maand al genoeg hebben, maar het moet wel gedaan worden.
Tijdens het reflectiemoment kijk je terug op de verwachtingen van de groep die tijdens de Kick-off werden geformuleerd, over voortgang en hun eigen gedrag. Hier laat je met elkaar delen wat zij willen doen om nog beter te worden – en is er tijd om op de blaren te zitten als alle goede voornemens weer eens ondergesneeuwd zijn in de waan van alledag.
Een heldere afsluiting
Meestal is de stuurgroep het orgaan dat een opdracht heeft gegeven aan een projectleider of –team. Dan is het van groot belang om er – net als in een project – een eindpunt te markeren. Neem weer de tijd om op het functioneren van de stuurgroep te reflecteren. Pak terug op de verwachtingen en doelen uit de Kick-off en meet het resultaat altijd af aan de definition of success.
Over de auteur
Tobias Stöcker is co-founder van Leadership Dialogue, een praktijk voor Team Kracht Ontwikkeling en procesbegeleiding. Hij treedt op als adviseur en facilitator op het snijvlak van inhoud en proces.
Neem vrijblijvend contact op als je geloofd dat jullie stuurgroep nog beter zou kunnen functioneren dan nu het geval is.